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Prüfberichte rechtssicher speichern

So wird im ELEKTROmanager eine elektronische Signatur vergeben*

Prüfberichte elektronisch zu sichern ist effizient. Damit sie den Anforderungen der Betriebssicherheitsverordnung an die Dokumentation von Prüfungen entsprechen, müssen sie allerdings unterschrieben sein oder eine elektronische Signatur aufweisen[1]. Der MEBEDO ELEKTROmanager und fundamed ermöglichen eine rechtssichere elektronische Signatur. Ohne großen Aufwand steht damit allen Verantwortlichen eine gerichtsfeste Dokumentation der geleisteten Prüfungen zur Verfügung. Der folgende Beitrag erläutert, wie eine elektronische Signatur im MEBEDO ELEKTROmanager und in fundamed vergeben wird.

Die elektronische Signatur ist durch ein grünes verriegeltes Schloss in der Prüfberichtstabelle erkennbar. Zudem erscheint der Vermerk „Dieses Dokument enthält eine elektronische Unterschrift und ist gegen Manipulation gesichert. Daher bedarf es keiner Unterschrift“. Symbol und Vermerkt erscheinen auch in der Druckfassung des Prüfberichts.

Im MEBEDO ELEKTROmanager und in fundamed können Prüfberichte mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Symbol für einen geschützten Prüfbericht ist ein verriegeltes Schloss.

Die elektronische Signatur wird durch Vergabe des Schutzstatus 7 bei Prüfberichten erreicht und ist an folgende Voraussetzungen gebunden:

  • Anmeldung als Prüfer,
  • Remote-Steuerung des Prüfmittels,
  • geschütztes Speichern der Prüfberichte,
  • aktivierte Momentaufnahmen.

Erforderliche Einstellungen in der Benutzerverwaltung

Der Zugriff auf die Software wird über die Benutzerverwaltung geregelt und der Prüfer muss dort als Mitglied der Gruppe „Prüfer (Remote)“ angelegt sein und darf nicht berechtigt sein, den Prüfernamen zu ändern.

  1. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung über das Windows-Startmenü.
  2. Wählen Sie „Start“ -> „Alle Programme“ -> „ELEKTROmanager / fundamed“ -> „DB-Admin“.
  3. Betätigen Sie den Button „Login Admin DB“. Sofern Sie keine Änderungen vorgenommen haben, können Sie den Login-Dialog mit den Standard-Einstellungen bestätigen. Nun ist der Button „Benutzerverwaltung“ aktiv.
  4. Betätigen Sie diesen.

Richten Sie eine Gruppe mit dem Namen „Prüfer (Remote)“ ein und entziehen ihr das Recht, Prüfernamen zu ändern. (Im Auslieferungszustand ist bereits eine entsprechende Gruppe mit den korrekten Einstellungen vorhanden. Sollten Sie Änderungen vorgenommen haben, kontrollieren Sie diese bitte.)
Gehen Sie auf den Reiter „Rechte“. Treffen Sie dort die Auswahl „Globale Rechte“ und „Prüfen“ und hinterlegen Sie in der Spalte „Prüfernamen ändern“ ein „Nein“.

Legen Sie Ihren Prüfer in der Spalte „Benutzer“ an.
Betätigen Sie den Button „+“ (Datensatz einfügen), treffen Sie in der Spalte „Gehört zur Gruppe“ die Auswahl „Prüfer (Remote)“ und füllen Sie die Spalten „Benutzer“, „Kennwort“, „Vorname“ und „Nachname“ aus. Vor- und Nachname werden im Prüfbericht als Prüfername ausgewiesen.

Nach Anlegen eines Benutzers werden nun beim Start der Software Benutzername und Kennwort abgefragt. Tragen Sie in den Dialog bitte die Angaben Ihres Prüfers ein.

Erforderliche Einstellungen in der Software

Selektieren Sie unter „Extras“ -> „Optionen“ auf dem Reiter „Prüfen“ die Optionen „Name oder Benutzername aus der Anmeldung als Name des Prüfers verwenden“, „Prüfbericht als geschützter Prüfbericht speichern“ und „Die Momentaufnahme der Arbeitsmitteldaten zusätzlich zum Prüfbericht speichern“.

Hinterlegen Sie in Ihren Arbeitsmitteltypen Prüfabläufe, die die entsprechenden Arbeitsschritte zur Fernsteuerung Ihres Messgerätes enthalten.

Messungen und Prüfberichte aus der Anwendung heraus erzeugen

  • Messungen und Prüfberichte müssen aus der Anwendung heraus erzeugt werden. Hierzu muss das verwendete Prüfmittel direkt aus der Software heraus angesteuert werden.

  • Werden die Messergebnisse erst im Anschluss an die Prüfungen importiert, kann nicht gewährleistet werden, dass die Person, die die Messungen durchführt und diejenige, die den Import vornimmt, dieselben sind.

  • In dem Fall ist maximal der Schutzstatus 6 erreichbar.

  • Eine elektronische Signatur ist somit nicht möglich!

* Diese Beschreibung gilt ab den folgenden Versionen des ELEKTROmanagers / von fundamed:

  •  8F01

Hinweise und weiterführende Literatur:

[1] In § 14 Abs. (7) BetrSichV wird die Dokumentation der Prüfungen vorgegeben: „Der Arbeitgeber hat dafür zu sorgen, dass das Ergebnis der Prüfung nach den Absätzen 1 bis 4 aufgezeichnet und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt wird. Dabei hat er dafür zu sorgen, dass die Aufzeichnungen nach Satz 1 mindestens Auskunft geben über:

  1. Art der Prüfung,
  2. Prüfumfang,
  3. Ergebnis der Prüfung und
  4. Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person; bei ausschließlich elektronisch übermittelten Dokumenten elektronische Signatur.

Zur Novellierung der Betriebssicherheitsverordnung siehe auch den Beitrag zu: „Betriebssicherheitsverordnung 2016“

Autor: N. N.